Du bringst ein neues Produkt auf den Markt oder handelst mit Waren innerhalb der EU? Dann bist du mit Sicherheit schon über den Begriff Konformitätserklärung gestolpert. Dieses Dokument ist oft mehr als nur ein Stück Papier – es ist ein entscheidender Schlüssel für den Marktzugang und ein wichtiges Signal für Produktsicherheit.

Aber was genau verbirgt sich dahinter? Wer muss sie ausstellen, was muss drinstehen und warum ist sie so oft untrennbar mit der CE-Kennzeichnung verbunden? In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und erklären dir alles Wichtige zur Konformitätserklärung im Jahr 2025.

Was ist eine Konformitätserklärung überhaupt? Die Definition

Mehr als nur ein Stück Papier: Deine rechtsverbindliche Zusage

Die Konformitätserklärung ist eine rechtsverbindliche schriftliche Erklärung des Herstellers (oder seines Bevollmächtigten), dass ein von ihm in Verkehr gebrachtes Produkt allen relevanten gesetzlichen Anforderungen und Normen der Europäischen Union entspricht. Er bestätigt damit also quasi: „Ja, mein Produkt ist sicher und hält alle Regeln ein!“

Die Verbindung zur CE-Kennzeichnung

Ganz wichtig: Für sehr viele Produkte ist die Konformitätserklärung die Grundlage für die Anbringung der CE-Kennzeichnung. Ohne eine gültige Konformitätserklärung darf das CE-Zeichen oft gar nicht verwendet werden. Das CE-Zeichen wiederum signalisiert, dass das Produkt den EU-Anforderungen genügt und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) frei gehandelt werden darf.

Warum ist eine Konformitätserklärung so wichtig und oft Pflicht?

Nachweis der Produktsicherheit und -konformität

Sie ist der offizielle Beleg dafür, dass ein Produkt die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen der anwendbaren EU-Richtlinien oder -Verordnungen erfüllt. Das schafft Vertrauen bei Verbrauchern und Behörden.

Freier Warenverkehr im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR)

Mit einer korrekten Konformitätserklärung und der daraus resultierenden CE-Kennzeichnung können Produkte in allen Ländern des EWR (EU-Mitgliedstaaten plus Island, Liechtenstein und Norwegen) ohne zusätzliche nationale Prüfungen oder Zulassungen vertrieben werden.

Verantwortung und Haftung des Herstellers

Durch die Ausstellung der Konformitätserklärung übernimmt der Hersteller die alleinige Verantwortung für die Konformität seines Produkts. Im Schadensfall kann dieses Dokument eine wichtige Rolle spielen.

Wer muss eine Konformitätserklärung ausstellen?

Der Hersteller: In der ersten Reihe

In erster Linie ist immer der Hersteller des Produkts für die Ausstellung der Konformitätserklärung verantwortlich, egal ob er innerhalb oder außerhalb der EU ansässig ist.

Der Bevollmächtigte im EWR

Hat der Hersteller seinen Sitz außerhalb des EWR, kann er einen Bevollmächtigten im EWR benennen, der dann in seinem Namen die Konformitätserklärung unterzeichnet und bestimmte Pflichten übernimmt.

Der Importeur oder Händler

Auch Importeure oder Händler können in die Pflicht genommen werden, beispielsweise wenn sie Produkte unter ihrem eigenen Namen vermarkten (als Quasi-Hersteller) oder ein Produkt wesentlich verändern. Sie müssen dann sicherstellen, dass das Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt wurde und eine Erklärung vorliegt.

Was muss in einer Konformitätserklärung stehen? Die wichtigsten Inhalte

Der Inhalt einer Konformitätserklärung ist in den jeweiligen EU-Richtlinien oder -Verordnungen genau festgelegt. Typische Elemente sind (Stand Mai 2025):

• Eindeutige Produktidentifikation: Genaue Bezeichnung des Produkts (Modell, Typ, Los-, Chargen- oder Seriennummer).
• Name und vollständige Anschrift des Herstellers und gegebenenfalls seines Bevollmächtigten im EWR.
• Der Satz: „Die alleinige Verantwortung für die Ausstellung dieser Konformitätserklärung trägt der Hersteller.“ (Oder eine sinngemäß ähnliche Formulierung).
• Gegenstand der Erklärung: Eine Beschreibung, die das Produkt eindeutig identifiziert, eventuell mit einem Bild.
• Verweis auf alle relevanten EU-Richtlinien und/oder -Verordnungen, deren Anforderungen das Produkt erfüllt (z.B. Maschinenrichtlinie, Niederspannungsrichtlinie, EMV-Richtlinie, RoHS-Richtlinie etc.).
• Verweis auf angewandte harmonisierte Normen oder andere technische Spezifikationen, die zur Konformitätsbewertung herangezogen wurden (mit Datum der Norm).
• Falls eine Benannte Stelle (Notified Body) am Konformitätsbewertungsverfahren beteiligt war: Name, Kennnummer der Benannten Stelle und eine Beschreibung ihrer Tätigkeit (z.B. Nummer der EU-Baumusterprüfbescheinigung).
• Ort und Datum der Ausstellung
• Name, Funktion und rechtsgültige Unterschrift der für den Hersteller oder seinen Bevollmächtigten zeichnungsberechtigten Person.

Der Weg zur Konformitätserklärung: Ein kurzer Überblick über den Prozess

Anwendbare Richtlinien und Normen ermitteln

Zuerst musst du herausfinden, welche EU-Richtlinien und -Verordnungen für dein Produkt überhaupt gelten. Daraus leiten sich die spezifischen Anforderungen ab.

Konformitätsbewertungsverfahren durchführen

Du musst nachweisen, dass dein Produkt diese Anforderungen erfüllt. Das geschieht durch ein sogenanntes Konformitätsbewertungsverfahren. Dies kann Risikobeurteilungen, Prüfungen (intern oder extern), Berechnungen etc. umfassen. Die Art des Verfahrens ist in den Richtlinien festgelegt.

Technische Unterlagen erstellen

Parallel dazu musst du umfassende technische Unterlagen zusammenstellen. Diese dokumentieren den gesamten Prozess und belegen die Konformität (z.B. Konstruktionszeichnungen, Risikobeurteilung, Prüfberichte, Betriebsanleitung).

Konformitätserklärung ausstellen und CE-Kennzeichnung anbringen

Sind alle Anforderungen erfüllt und dokumentiert, kannst du die Konformitätserklärung ausstellen und anschließend (sofern von den Richtlinien gefordert) die CE-Kennzeichnung am Produkt anbringen.

Fazit: Die Konformitätserklärung – Dein Pass für den europäischen Markt!

Die Konformitätserklärung ist ein zentrales Dokument im europäischen Warenverkehr. Sie mag auf den ersten Blick wie eine bürokratische Hürde wirken, ist aber ein unverzichtbares Instrument zur Gewährleistung von Produktsicherheit und fairem Wettbewerb. Für Hersteller ist sie der Nachweis ihrer Sorgfalt und Verantwortung und für Verbraucher ein wichtiges Signal, dass ein Produkt den geltenden EU-Standards entspricht. Sie ist quasi der Reisepass deines Produkts für den freien Handel im Europäischen Wirtschaftsraum.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Konformitätserklärung

1. Ist eine Konformitätserklärung für jedes Produkt Pflicht?

Nein, nicht für jedes Produkt. Eine Konformitätserklärung (und damit oft auch die CE-Kennzeichnung) ist nur für Produkte erforderlich, die unter eine oder mehrere EU-Richtlinien oder -Verordnungen fallen, die dies explizit vorsehen. Beispiele sind Maschinen, elektrische Geräte, Spielzeug, Medizinprodukte oder persönliche Schutzausrüstung.

2. Wie lange ist eine Konformitätserklärung gültig?

Die Konformitätserklärung selbst hat kein „Ablaufdatum“. Sie muss jedoch immer den aktuellen Zustand des Produkts und die geltenden Rechtsvorschriften widerspiegeln. Wenn du dein Produkt wesentlich änderst oder sich relevante Richtlinien oder harmonisierte Normen ändern, musst du die Konformität prüfen und die Erklärung gegebenenfalls aktualisieren. Üblicherweise wird eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach dem letzten Inverkehrbringen des Produkts gefordert.

3. Muss die Konformitätserklärung dem Produkt beiliegen?

Das hängt von der jeweiligen Richtlinie ab. Für manche Produkte (z.B. Maschinen) muss sie dem Produkt physisch beiliegen. Für andere reicht es, wenn sie auf Anfrage den Marktüberwachungsbehörden vorgelegt werden kann. Es ist aber immer ratsam, sie für den Kunden leicht zugänglich zu machen, z.B. zum Download auf deiner Webseite.

4. Was passiert, wenn eine Konformitätserklärung fehlt oder fehlerhaft ist?

Das kann ernste Konsequenzen haben! Die Marktüberwachungsbehörden können den Verkauf des Produkts untersagen, einen Rückruf anordnen oder Bußgelder verhängen. Zudem können zivilrechtliche Haftungsansprüche entstehen, wenn durch ein nicht-konformes Produkt ein Schaden entsteht.

5. Wer überprüft die Konformitätserklärung und die CE-Kennzeichnung?

Die Marktüberwachungsbehörden der EU-Mitgliedstaaten (in Deutschland z.B. Gewerbeaufsichtsämter, Bundesnetzagentur, je nach Produktbereich) sind für die Kontrolle zuständig. Sie können Stichproben durchführen und die Vorlage der Konformitätserklärung sowie der technischen Unterlagen verlangen.